Ingrediënten prettige werkomgeving
Op 26 november lanceerde het Center for People and Buildings (CfPB) de nieuwe werkplekwijzer, een praktische gids voor de indeling en inrichting van kantoren. Vanwege mijn bijdrage aan deze gids mocht ik die dag, samen met Iris de Been, een workshop geven over ingrediënten voor een prettige werkomgeving. Het belangrijkste: voldoende mogelijkheden voor concentratie en communicatie. En: een goed proces is het halve werk.
Resultaten evaluaties
Het CfPB heeft de afgelopen twaalf jaar bij zo’n 100 organisaties een evaluatie van de werkomgeving uitgevoerd. De gegevens van de ca. 20.000 respondenten vormen een schat aan informatie over beleving van de werkomgeving. Daaruit blijkt dat medewerkers dit de belangrijkste aspecten vinden van hun werkomgeving:
- functionaliteit en comfort werkplek;
- mogelijkheden voor geconcentreerd werken;
- binnenklimaat;
- communicatie en sociale interactie.
De evaluaties geven ook aan hoe tevreden de respondenten zijn over verschillende aspecten van de werkomgeving. Gecombineerd met het belang dat zij eraan hechten, laat dit zien wat de grootste knelpunten zijn, en wat meestal wel goed gaat.
De grootste bron van ontevredenheid is het binnenklimaat. Tocht, te koud, te warm, te droge lucht, onaangename geur, etc. Gemiddeld is maar een derde van de respondenten hier tevreden over. Het is moeilijk om het klimaat goed te krijgen, omdat dit afhangt van individuele voorkeuren en van het gebruik van de ruimte. Bovendien hebben klachten over het binnenklimaat vaak (ook) een andere oorzaak. Neem ze daarom wel serieus, maar niet altijd letterlijk.
Een ander belangrijk knelpunt is gebrek aan privacy en concentratiemogelijkheden. Gemiddeld is bijna 40% daar ontevreden over. Een open ruimte met veel mensen en geluid creëert behoefte aan rust, en aan even niet gezien en gehoord worden. De praktijk leert dat er in veel flexibele kantoren gebrek is aan beslotenheid, beschikbare stiltekamers en mogelijkheden voor thuiswerken en personalisatie van de werkomgeving.
Over de mogelijkheden voor communicatie is gemiddeld maar 10% ontevreden. Interessant detail is dat er geen significant verschil is tussen open, flexibele kantoren en ‘cellenkantoren’. Uit interviews blijkt dat medewerkers in open kantoren vaak meer collega’s spreken (positief), maar dat het contact met het eigen team afneemt (negatief).
Veranderingsproces
Een prettige werkomgeving vraagt niet alleen om een goed interieurontwerp, maar ook om een zorgvuldig veranderingsproces. Dat begint met een visie op wat het kantoor moet ‘doen’. En met de keuze voor het juiste kantoorconcept, gebaseerd op een goede analyse van de werkprocessen en organisatiecultuur. Het is van wezenlijk belang om medewerkers daarbij te betrekken. Zij zijn immers ervaringsdeskundige. Bovendien heeft invloed op de (totstandkoming van de) omgeving invloed op de tevredenheid.
Dat blijkt ook uit de vergelijking tussen een slecht en een goed beoordeeld kantoor in de CfPB-database. Doordat de ontwerper van het ‘betere’ kantoor goed had geluisterd naar de medewerkers, ontstond een voor hen prettige omgeving én voelden zij zich serieus genomen.
De WerkplekWijzer
Meer ingrediënten voor een prettige, efficiënte en effectieve werkomgeving zijn te vinden in De WerkplekWijzer. De nieuwe versie is vooral gericht op flexibel werkplekgebruik en ‘het nieuwe werken’, waarin het kantoor steeds meer een bindende functie heeft. De gids biedt een ‘menukaart’ van werkplektypen, maar gaat ook in op het proces. Met voorbeelden van geslaagde projecten en tips voor het voorkomen van klachten.
De WerkplekWijzer is te bestellen via de website van het CfPB.
23 december 2013