Colenberg Omgevingspsychologie

LinkedIn Twitter

Kantoortuinen

Een kantoortuin als toegankelijke buitenruimte met zon en groen is een uitstekend idee als je prestaties en gezondheid van medewerkers wil bevorderen. Een kantoortuin in de zin van een grote open ruimte met tientallen bureaus is dat niet. Open kantoren hebben weinig voordelen en belangrijke nadelen.

Efficiëntie en contact

De keuze voor een open kantoor wordt nogal eens gemaakt door managers die daar zelf niet hoeven te zitten. Hun verwachting is dat een open ruimte leidt tot meer (oog)contact. Dat zou vervolgens leiden tot meer samenwerking en innovatie. En bovendien: dat een open ruimte veel flexibeler en efficiënter is in te delen. Dat kan de organisatie veel geld schelen.

Dat argument van efficiëntie klopt. Je kunt in een open ruimte meer werkplekken kwijt dan in een cellenkantoor. Dat komt doordat je niet gebonden bent aan wanden en de tussenruimte kunt gebruiken als loopgebied. Het scheelt ook de kosten van wanden en hun afwerking. En de ruimte is sneller schoon te maken.

Een bureau in de jungleHet argument van frequenter contact klopt ook. Alleen leidt dat lang niet altijd tot meer samenwerking en innovatie. Soms zelfs integendeel [1]. Open kantoren leiden tot meer communicatie, maar er is geen bewijs dat die ook werkgerelateerd is [2]. Ondertussen leiden het oogcontact, het geloop om je heen en alle gesprekken die je opvangt behoorlijk af [3], vooral telefoongesprekken [4]. Iedereen ziet je fouten en hoort wat je baas tegen je zegt [5]. En als er wordt geroddeld of gemopperd, is dat net zo besmettelijk als team spirit [6]. Méér communicatie kan dus ook de gewenste communicatie hinderen.

In open kantoren is er kortom meer geluid en minder privacy. Dat zijn twee situaties die bewust of onbewust tot behoorlijk wat spanning kunnen leiden. Tot meer kans op fouten en verminderde behulpzaamheid. Een inadequate werkomgeving leidt bovendien tot ontevredenheid over het werk als geheel. En dat gaat ten koste van motivatie en prestatie.

Diversiteit

Een betere oplossing is een ‘combikantoor’. Dat is een combinatie van open en gesloten werkplekken voor verschillende typen werk. Met genoeg geschikte plekken voor het aantal aanwezige mensen, ook op piekdagen. Zodat de medewerkers steeds een werkplek met voldoende rust en privacy op kunnen zoeken.

Ook de juiste vormgeving van de werkruimtes kan helpen om ongewenste afleiding te beperken. Bijvoorbeeld met geluiddempende materialen en afscheidingen. De vormgeving kan ook helpen om de gewenste afleiding, of inspiratie, juist te bevorderen. Bijvoorbeeld met kunst, mooie planten en een aantrekkelijk uitzicht. En met het faciliteren van spontane ontmoetingen.

Invloed

Maar het belangrijkste is invloed en autonomie. Bied medewerkers de mogelijkheid om een eigen plek te creëren. En om controle uit te oefenen over hun omgeving. Dat verzacht irritaties en vergroot de werktevredenheid [o.a. 7,8]. Zorg dus dat het kantoor verschillende soorten werkplekken heeft. En mogelijkheden om een werkplek aan te passen naar eigen inzicht. Luister naar de wensen en bezwaren van de mensen die de ruimte gebruiken. En wees open over doelen en beperkingen. Zodat helder is hoever de inspraak gaat en men geen onrealistische verwachtingen koestert.

Bronnen:

  1. Lansdale, M. et al (2011). Designing for interaction in research environments: a case study. Journal of Environmental Psychology, 31.
  2. Wineman, J.D. (1982). Office design and evaluation: an overview. Environment and Behavior, 14.
  3. Banbury, S. & Berry, D.C. (1998). Disruption of office-related tasks by speech and office noise. British Journal of Psychology, 89
  4. Galván, V.V., Vessal, R.S., Golley, M.T. (2013). The Effects of Cell Phone Conversations on the Attention and Memory of Bystanders. PLoS ONE 8
  5. Kupritz, V.W. (1998). Privacy in the workplace: the impact of building design. Journal of Environmental Psychology, 18.
  6. Totterdell et al (1998). Evidence of mood linkage in work groups. Journal of Personality and Social Psychology, 74.
  7. O’Neil, M.J. (1994). Workspace adjustability, storage and enclosure as predictors of employee reactions and performance. Environment and Behavior, 26.
  8. Sundstrom, E. (1986). Work places: the psychology of the physical environment in offices and factories. New York: Cambridge University Press.

27 maart 2013